Softwareupdate: Berichte
Mit diesem Softwareupdate ist es nun endlich möglich, digitale Formulare für eure Einverständniserklärungen oder Stammdatenerfassungen einzurichten. In diesem Blogbeitrag zeige ich euch, wie die Einrichtung und Funktionsweise ist.
Konfiguration
Für die Einrichtung einer solchen Vorlage navigiert ihr im Menü zu Vorlagen und wählt dort Neue Berichtsvorlage aus.
Danach öffnet sich die Maske, um die Vorlage nach euren Wünschen zu konfigurieren. Auf der linken Seite sind die verfügbaren Elemente, die ihr mit einem jeweiligen Klick auf den +-Button in die aktuelle Konfiguration auf der rechten Seite übernehmt. Dort könnt ihr die Elemente per Drag&Drop verschieben.
Bericht erstellen
Wenn die Vorlage fertig konfiguriert ist, kann daraus nun ein echter Bericht zu einem Termin erstellt werden. Dafür geht ihr in das Projekt (z. B. am Tag des Termins direkt über das Dashboard) und klickt auf den Bericht erstellen Button am Termin. Dort wählt ihr die Vorlage aus und mit einem Klick auf OK wird der Bericht erstellt.
Diesen neu erstellten Bericht findet ihr unter dem Reiter Berichte.
Hier sind einige Informationen zum Bericht als einzelne Spalten dargestellt. In der letzten Spalte gibt es einige Aktionen zum Bericht.
- Berichtsvorschau: Öffnet eine Vorschau für den PDF-Bericht mit den ausgefüllten Informationen
- Bericht für Kundenzugriff freigeben: Gibt den Bericht für das Ausfüllen durch den Kunden frei
- Ausfüllink per E-Mail verschicken: Versendet den Link zum Bericht direkt per E-Mail an den Kunden, sodass dieser den Bericht z. B. direkt am Smartphone ausfüllen kann
- Barcode erstellen: Erstellt einen Barcode mit dem Link zum Ausfüllen des Berichtes, den der Kunde abscannen kann. Es wird zudem der Zugriffscode angezeigt, der auch manuell auf der Seite zum Ausfüllen eingegeben werden kann
- Bericht löschen: Löscht den Bericht
Wichtig: Der Zugriffscode ist nur eine bestimmte Zeit gültig. Dies wird als separate Spalte dargestellt. Nach Ablauf muss ein neuer Zugriffscode über die gleiche Aktion erstellt werden!
Bericht ausfüllen
Über den per E-Mail verschickten oder als QR-Code abgescannten Link kann der Kunde den Bericht ausfüllen. Sobald er fertig ist, werden die Daten über den Button Speichern gespeichert und der Bericht ist dann nicht mehr bearbeitbar.
Nachdem dies geschehen ist, wird das vollständige Ausfüllen in der Berichtsliste über die entsprechende Spalte angezeigt.
Nachbearbeitung
Nachdem der Bericht ausgefüllt ist, kann die PDF-Vorschau über den entsprechenden Button angezeigt werden.
Wenn die Daten in Ordnung sind, kann über den Button PDF am Projekt ablegen auch eine Ablage am Projekt erfolgen. Dadurch wird einerseits das generierte PDF als Dokument im Projekt abgelegt.
Wenn zusätzlich die Checkbox Ausgefüllte Daten übernehmen angehakt ist, so werden die vom Kunden ausgefüllten Daten übernommen. Dies beinhaltet sowohl die Personenstammdaten als auch die Zusammenfassung der als Gesundheitsdaten markierten Fragen.
