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Software-News

Tarifvariante für Solo-Tätowierer

Ich versuche, so gut es geht, alle Wünsche von Kunden und auch Interessenten gerecht zu werden, sodass die Software für jeden Bedarf gut passt. Meine Software hat zwei primäre Zielgruppen: Solo-Tätowierer und kleinere Tattoo-Studios mit wenigen Künstlern. Die Anforderungen an eine Software unterscheiden sich jedoch in manchen Details. Der Solo-Künstler braucht z. B. insgesamt weniger zu verwaltende Daten und weniger Auswertungsmöglichkeiten. Dementsprechend kann sich auch die Preisgestaltung unterscheiden.

Diesem Wunsch komme ich nun nach, indem es nun mehrere Varianten der Software gibt, und zwar für genau die genannten Zielgruppen.

Die Variante für Solo-Künstler ist nun ein gutes Stück günstiger zu haben, hat allerdings folgende Einschränkungen:

  • Es kann nur 1 Künstler eingerichtet werden
  • Es können maximal 50 Wartelisten-Einträge erfasst werden
  • Es sind maximal 3 E-Mail-Vorlagen möglich
  • Das Analyse&Auswertungen-Modul steht nicht zur Verfügung
  • Es stehen maximale 10 GB Speicher für Bilder und Dokumente zur Verfügung
Durch diese Einschränkungen ist es möglich, diese Tarifvariante für 19 € pro Monat anzubieten. Bei den gängigen Stundensätzen von 80 € – 120 € sind die Kosten schon nach weniger als einer Stunde Arbeit wieder eingespielt.
 
Die zweite Tarifvariante richtet sich einerseits an kleinere Studios mit mehreren Künstlern, oder wenn die genannten Einschränkungen nicht mehr ausreichend sind. Diese Studio-Variante hat folgende Bedingungen:
 
  • Es können 10 Künstler eingerichtet werden
  • Es können unbegrenzt viele Wartelisten-Einträge erfasst werden
  • Es können unbegrenzt viele E-Mail-Vorlagen erstellt werden
  • Das Analyse&Auswertungen-Modul steht zur Verfügung
  • Es stehen maximale 100 GB Speicher für Bilder und Dokumente zur Verfügung
Diese Variante kostet 59 € pro Monat und ist bei mehreren Künstlern ebenfalls schnell eingespielt.

 

Sind zur Studio-Variante weitere Anforderungen an die Anzahl an Künstlern oder den Support gefordert, so steht mit der Enterprise-Version die passende Variante zur Verfügung. Bei Bedarf an dieser Version meldet euch bitte direkt per E-Mail bei mir. 

Softwareupdate 02.04.25 – Benutzerauswahl/-filterung

In diesem Update gibts eine nützliche Funktion für alle, die mehr als einen Künstler angelegt haben. Bisher wurden in allen Listenansichten und im Kalender immer alle Künstler angezeigt. Wenn sich aber z. B. die einzelnen Personen einen PC teilen, und jeder für sich seine Daten (Kontakte, Termine etc.) organisiert, war das oft hinderlich, dort alle Daten zur Verfügung zu haben und dann immer runterfiltern zu müssen. Nun kann man über das Dashboard den gerade aktiven Nutzer setzen, und die einzelnen Ansichten werden auf diesen Künstler gefiltert.

Künstlerauswahl über das Dashboard

Die Standardauswahl Alle Künstler entspricht der bisherigen Funktionalität. Damit werden in allen Ansichten die Daten zu allen Künstlern angezeigt. Wird dort jedoch explizit ein Künstler ausgewählt, so werden die Daten im Kalender und in den Listenansichten auf diesen Künstler gefiltert. 

Es werden zudem auch die Datensätze angezeigt, bei denen gar kein Künstler hinterlegt ist. Dies ist dann sinnvoll, wenn z. B. ein Kontakt bei mehreren Künstlern Termine hat.

Nachfolgend ist die Kalenderansicht dargestellt, die nun nur den im Dashboard eingestellten Künstler zeigt.

Auf einen Künstler gefilterter Kalender

Im Gegensatz dazu nachfolgend der Kalender ohne Einschränkung.

Uneingeschränkter Kalender mit allen Künstlern

In der nachfolgenden Projektliste ist zu sehen, dass zudem auch die Datensätze angezeigt werden, bei denen gar kein Künstler hinterlegt ist. Dies ist dann sinnvoll, wenn z. B. zu einem Kontakt Termine bei mehreren Künstlern hinterlegt sind.

Auf einen Künstler gefilterte Projektliste

Softwareupdate 26.03.25 – Termine ohne Projekt

Bisher konnten Termine immer nur zu einem Kundenprojekt angelegt werden. Dies kann aber z. B. bei Beratungsterminen umständlich sein, da die Person nicht immer schon Kunde ist oder ein Projekt daraus entsteht. Daher ist es nun möglich, Termine ohne Projektbezug zu erfassen. 

Konfiguration der Terminart
In den Terminarten muss nun hinterlegt werden, ob die Terminart projektbezogen ist oder nicht. Dies erfolgt einfach durch das Setzen des entsprechenden Hakens. Diese Option sagt aus, dass Projektdaten erforderlich sind. Ist der Haken nicht gesetzt, können sie dennoch optional erfasst werden.

Detailseite der Terminart

Terminerstellung ohne Projekt
Durch diese neue Konfigurierbarkeit wurden die Masken zur Terminerstellung, z. B. über den Kalender, leicht angepasst. Ist nun keine Terminart angegeben oder eine Terminart, bei der der Projekthaken nicht gesetzt ist, ist das Projekt nun nicht mehr erforderlich. Sollte jedoch schon ein Projekt existieren oder ist die Erstellung eines Projektes trotzdem erwünscht, so kann dieses natürlich weiterhin angegeben werden.

Terminerstellung ohne Projekt

Softwareupdate 20.03.25 – Duplikatprüfung Kontakte

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In dieser Woche habe ich zwei kleinere Featurewünsche umgesetzt. Das erste gewünschte Feature war eine Duplikatprüfung beim Anlegen von Kontakten. Die zweite Funktion war die Namensgebung des Vorabbetrages, den Kunden für einen Termin bezahlen.

Duplikatprüfung Kontakte
Wird ein neuer Kontakt erfasst, so wird im Hintergrund automatisch eine Duplikatprüfung durchgeführt. Diese Prüfung basiert auf den Feldern Vorname, Nachname, Telefon, Mobiltelefon und E-Mail. 

Es wird einerseits der Name (Vor- oder Nachname oder beides – je nachdem was alles eingegeben wurde) verwendet, und andererseits die Kontaktinformationen Telefon, Mobiltelefon und E-Mail. Sollte es zum Namen und einer Kontaktinformation eine Übereinstimmung geben, so wird am oberen Rand ein Hinweis angezeigt. Dieser zeigt den bereits bestehenden Kontakt, zu dem möglicherweise gerade ein Duplikat erfasst wird.

Bei den Telefonnummern werden nur die tatsächlichen Zahlen verglichen. Somit ist es egal, ob darin mal Leer- oder Sonderzeichen vorkommen. Länderkürzel werden jedoch nicht herausgefiltert, da diese ja aus ein oder mehreren Ziffern bestehen können. 

Duplikaterkennung bei Neuanlage eines Kontaktes

Begriffsdefinition Vorabbetrag
Nehmt ihr einen Vorabbetrag vom Kunden, bevor der Termin stattfindet, so gibt es die klassischen Bezeichnungen Anzahlung oder Terminkaution. Dies sind aber nicht nur unterschiedliche Wörter für den gleichen Sachverhalt. Sie unterscheiden sich sehr deutlich in u. a. der steuerlichen Auswirkung. Eine entsprechende Erläuterung findet ihr z. B. unter https://www.kkp.law/news/tattoorecht-anzahlung-oder-terminkaution/

Damit ihr hier die richtige Bezeichnung für euer Studio an allen Stellen angezeigt bekommt, könnt ihr die korrekte Bezeichnung nun in den Einstellungen hinterlegen. 

Namenseinstellung für Vorabbetrag

Die eingestellte Bezeichnung für den Vorabbetrag bekommt ihr nun an allen Stellen, an denen zuvor fest Anzahlung stand, angezeigt. Hier beispielhaft in der Projektdetailansicht dargestellt.

Anzeige der eingestellten Bezeichnung für den Vorabbetrag im Projekt

Softwareupdate 13.03.25 – Detailoptimierungen

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Auch bei diesem Update habe ich wieder an diversen Stellen Detailoptimierungen der Software durchgeführt, die ich in diesem Beitrag erläutern werde.

Listenansichten allgemein
Für eine schnellere und einfachere Navigation öffnen sich nun die Detailansichten aus den Listenansichten heraus mit einem Klick. Es muss nun nicht mehr über die kleine Schaltfläche am rechten Rand gegangen werden. Dort ist die Öffnen-Aktion entfallen. Die weiteren Aktionen stehen dort aber nach wie vor zur Verfügung.

Minderjährig-Hinweis
Es gibt nun sowohl in der Listen- als auch Detailansicht eines Kontakts die farbliche Darstellung, wenn die Person minderjährig ist.

Minderjährig-Hinweis in der Kontakt-Detailseite
Minderjährig-Hinweis in der Kontaktliste

Kundenumsatz
In der Kunden-Detailansicht wird nun der Gesamtumsatz dargestellt. Dies erfolgt sowohl monatlich als auch auf die Jahre bezogen. 

Grafische Darstellung des Gesamtumsatzes eines Kunden

Kalender
Im Kalender können nun auch bestehende Termine über einen Suchdialog vorgezogen werden. Falls Kunden schon einen Termin haben, aber bei einem Terminausfall eines anderen Kunden gerne vorgezogen werden würden, kann dies nun über diesen Dialog erfolgen. Um hierfür die Termine zu finden, muss zunächst beim Kontakt die Information Kurzfristig verfügbar angehakt werden. Danach können die gewünschten Termine über den Suchdialog gefunden und vorgezogen werden. Die mögliche Filterung umfasst die Termindauer und den Künstler. 

Kurzfristig verfügbar Option am Kunden setzen
Kurzfristig verfügbar Option am Kunden setzen
Dialog zum Termin Vorziehen über den Kalender aufrufen
Dialog zum Termin Vorziehen über den Kalender aufrufen
Vorzuziehenden Termin suchen
Vorzuziehenden Termin suchen

Projektdetails
In den Projektdetails stehen nun direkte Aktionen zum Öffnen eines Kunden sowie der Termine zur Verfügung.

Neue Projektaktionen zum Öffnen des Kontaktes und der Termine
Neue Projektaktionen zum Öffnen des Kontaktes und der Termine

Unterstützung von HEIC-Dateien
Die bei Apple-Produkten verwendeten HEIC-Grafikdateien werden nun unterstützt. Hier gab es einen Fehler bei der Verarbeitung, sodass diese Dateien gar nicht erst hochgeladen werden konnten. Die Dateien können nun hochgeladen werden und werden auch korrekt als Vorschaubild und in der größeren Bilddarstellung angezeigt.

Dashboard
Im Dashboard werden die zukünftigen Termine pro Tag nun auch nach Künstler sortiert dargestellt, sodass die Termine zu einem Künstler direkt untereinander dargestellt werden.

Softwareupdate 05.03.25 – Diverse Optimierungen

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Dieses Update bringt diverse kleinere Optimierungen, die sich nicht unter einem größeren Begriff zusammenfassen lassen. Insgesamt wurde an viele Stellen etwas geschraubt, die ich euch nun einzeln erläutern möchte.

Kundendaten

  • Auf der Bearbeitungsmaske kann das Geburtsdatum nun auch direkt eingegeben werden und muss nicht mehr über die Dialog ausgewählt werden.
  • Die Suche bei der Eingabe von mehreren Wörtern wurde optimiert, sodass nun nicht mehr der ganze Text verglichen wird, sondern die einzelnen Wörter berücksichtigt werden.

Kalender

  • In der Kalenderansicht gibt es nun einen Heute-Knopf, der den Kalender auf den aktuellen Tag fokussiert.
Heute-Knopf im Kalender

Listenansichten allgemein

  • In der Listenansichten, in denen in einer eigenen Spalte Aktionen verfügbar sind, wird diese Aktionsspalte nun am rechten Rand angeheftet. Dies bedeutet, dass sie auch dann sichtbar ist, selbst wenn die Liste einen horizontalen Scrollbalken enthält.

Material/Inventar

  • Inventar wurde in Material umbenannt.
  • Die Farben gibt es nun nicht mehr, sondern sind über das Material abzubilden. Die Farbverwendung wurde nun ebenfalls auf die Materialien erweitert, sodass jede Art von Material an einem Termin hinterlegt werden kann. 
  • Die Materialliste enthält nun eine Textsuche.
  • In der Projekt-Detailansicht werden nun auch die für alle Termine gespeicherten Materialverwendungen angezeigt. Somit muss für die schnelle Recherche nicht über die einzelnen Termine gesucht werden.
  • Am Material können nun die Terminarten hinterlegt werden. Bei der Schnellerfassung der Materialverwendungen im Termin (neue Schaltfläche) werden dann nur die Materialien angezeigt, die für die im Termin hinterlegte Terminart zugeordnet sind. 
  • Da die Materialliste nun auch deutlich länger werden dürfte, muss für die bei der Schnellreduzierung des Materialbestands über das Dashboard anzuzeigenden Materialien die Checkbox Für Schnellreduzierung aktivieren angehakt sein 
Checkbox um die Schnellreduzierung für ein Material zu aktivieren

Terminbearbeitung

  • Für eine schnelle Erfassung des Materialverbrauchs wurde ein entsprechender Dialog gebaut. Dieser enthält die für die Terminart konfigurierten Materialien
Button zur Schnellerfassung von Materialverbräuchen
Maske zur Erfassung von Materialverbräuchen

Projektstatus

  • Am Projektstatus kann nun der Standardstatus definiert werden. Dieser wird bei neuen Projekten direkt gesetzt, sodass es nicht vergessen geht und das Projekt keinen Status gesetzt hat.

Redesign der Oberfläche

Nach Feedback von Nutzern steht dieses Software Update sehr stark im Zeichen des UI-Redesigns.
Bisher war die Oberfläche optisch sehr einfach aufgebaut. Die Navigationsleiste sowie die einzelnen Elemente der Seiten waren optisch nur wenig getrennt und haben sich nicht gut voneinander abgehoben. Daher habe ich Zeit investiert, um die Optik gefälliger zu machen. Und so sieht nun das Dashboard nach dem Redesign aus:

Laptop mit dem Dashboard der Webanwendung

Projektimport

Neben der größeren optischen Umgestaltung ist es nun auch möglich, Projekte zu importieren.

In der Projektliste kann über den neuen Button Projekte importieren der entsprechende Wizard gestartet werden. Dieser besteht, ebenso wie der Import der Kontakte, aus drei Seiten.

  1. Auswahl der CSV-Datei
  2. Zuordnung der Felder
  3. Vorschau der zu importierenden Datensätze mit Auswahl

Nach der Auswahl der der gewünschten CSV-Datei müssen die darin enthaltenen Spalten den entsprechenden Feldern im Ink Studio Manager zugeordnet werden.

Hier können Felder für das zu erstellende Projekte, die zu erstellenden Termine sowie den zu verknüpfenden Kunden angegeben werden.

Bei den Kundendaten werden der Vorname, Telefon, E-Mail sowie Mobilnummer zur Dublikatsprüfung herangezogen und ein eventuell bereits exisiterender Benutzer verknüpft und somit nicht neu angelegt. Der Abgleich des Projektes erfolgt über den Titel, sodass auch hier keine doppelten Projekte angelegt werden.

In der Vorschau werden nun alle Datensätze angezeigt, die importiert werden würden. Sollten zu einer Zeile aus der Importdatei alle Daten (Kunde, Projekt und Termin) bereits existieren, so wird diese Zeile in der Vorschau nicht angezeigt. Über die Checkbox ganz links müssen die Datensätze ausgewählt werden, die importiert werden sollen. Über den Importieren-Knopf können diese nun importiert werden.

Softwareupdate 14.02.25 – Terminerfassung an Kontakten

Diese Woche hatte ich ein gewünschtes Kundenfeature implementiert, bei dem die Erfassung von Terminen auch über die Detailseite eines Kontaktes ermöglicht werden soll. zudem sollte es möglich sein, nach dem nächsten freien Termin für einen Kunden zu suchen, ohne manuell im Kalender suchen zu müssen.

Über die Schaltfläche Schaltfläche zum Öffnen der Terminanlage-Maske auf der Kontakt-Detailseite öffnet sich der Dialog, um sowohl nach dem nächsten freien Termin suchen zu können, als auch den entsprechenden Termin dazu anzulegen.

Maske zum Suchen des nächsten freien Termins und zur Anlage eines neuen Termins zum Kunden.

Im Suchfeld ist zunächst die gewünschte Termindauer sowie der Künstler auszuwählen. Hier ist der erste Künstler in der Liste direkt vorbelegt. Über einen Klick auf Suchen werden die nächsten fünf freien Termine angezeigt. Die angegebene Zeit ist die komplette freie Zeit für diesen Tag, basierend auf den angegebenen Arbeitszeiten des Künstlers.

Wird ein Termin ausgewählt, wird der Tag sowie die Startuhrzeit des freien Zeitbereichs übernommen. Die Ende-Zeit wird aus der Startzeit sowie der Termindauer aus der Suche berechnet. Alle Daten können manuell angepasst werden.

Es muss auch keine Suche nach freien Terminen erfolgen. Über diesen Dialog ist es auch möglich, direkt manuell einen neuen Termin anzulegen.

Softwareupdate 07.02.25: Erweiterung Kontaktdaten

Heute gibt es ein kleines Softwareupdate mit Erweiterungen bei den Kontaktdaten sowie in der Terminplanung.

Erweiterung Kontaktdaten

Bei den Kontaktdaten ist es nun möglich, einerseits die Kontakt-Herkunft, z. B. E-Mail, Instagram, Telefon etc., anzugeben. Zusätzlich kann auch noch der Instagram-Name angegeben werden.

Auf der Kontakt-Detailseite ist ein entsprechender Button vorhanden, der direkt die Instagram-Seite öffnet.

Anpassung Terminplanung

In der Terminplanung werden nun stornierte Elemente grau dargestellt. Über das Kontextmenü eines solchen Termins kann eine Alternative gesucht werden.

Softwareupdate 27.01.25: Anbindung eTermin

Das erste Software-Update in diesem Jahr bringt eine Preview für die Anbindung der Terminbuchungsplattform eTermin.

„eTermin ist ein webbasiertes Online-Buchungssystem und unterstützt Dienstleister bei der Terminvergabe und Terminverwaltung. Unabhängig von Öffnungszeiten werden Termine online entsprechend definierter Verfügbarkeiten automatisch gebucht und mit dem angebundenen Kalender synchronisiert. Die ständige Verfügbarkeit von eTermin erhöht die Kundenzufriedenheit und entlastet den Dienstleister. Um mit eTermin zu starten, ist keine Installation notwendig. Ein webfähiger Browser genügt.“

Jeder Interessierte Nutzer meiner Tattoo Studio Software kann die Schnittstelle nun ausprobieren.

Voraussetzungen

Man benötigt zum Ausprobieren der Schnittstelle einen eTermin-Account mit dem Pro-Tarif. Im kostenlosen Testmonat ist die Schnittstelle ebenfalls aktivierbar.

Systeme verbinden

Um eine bidirektionale Verbindung zwischen beiden Systemen zu aktivieren, sind auch in beiden Systemen entsprechende Einstellungen vorzunehmen.

Die grundlegende Aktivierung der Schnittstelle im Ink Studio Manager erfolgt unter Einstellungen > Schnittstellen.

Genauere Details zur Anbindung findet sich in der neu aufgesetzten Dokumentation unter https://inkstudiomanager.de/docs/anbindung-etermin.html

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Anschrift

Hugenottenstr. 45b
61381 Friedrichsdorf

Kontakt

Telefon: 0159 / 06 137 111
E-Mail: max@inkstudiomanager.de